LA NOMINATION D’UN OMBUDSMAN DES MEMBRES CJR
Contexte
Nous savons déjà que l’actualisation du code de vie implique certaines réorientations majeures pour la Compagnie de Jeunes Retraités du Plateau (CJR). Ces dernières touchent des pratiques d’inclusion qui serviront à mieux encadrer le rôle des administrateurs, celui des responsables d’activités et celui des membres.
Dans le but de faciliter les droits et devoirs de chacun lors des activités de la CJR, un nouvel intervenant a été identifié pour permettre à la CJR de valider formellement l’application de ses pratiques reliées à sa mission. Ces nouvelles responsabilités sont attribuées à un ombudsman qui pourra recevoir, analyser et faire des recommandations sur toute plainte formulée par un membre qui questionne la qualité de la prestation des services fournis par la CJR.
Définition d’une plainte
Une plainte correspond plutôt à des préjudices, de tout genre, constatés lors de la prestation des services que la CJR s’est engagée à donner. Ce constat peut être jugé par un membre comme discriminatoire à son égard quant à l’accessibilité aux services et quant à leur qualité.
Cheminement d’une plainte
Une plainte doit être formulée par écrit directement et uniquement auprès de l’ombudsman et transmise par la poste. Elle doit, dans tous les cas, être signée et datée. La personne qui porte une plainte peut se faire représenter, le cas échéant.
L’ombudsman juge d’abord si la plainte est recevable dans les 10 jours de sa réception. Dans la négative, il confirme par écrit sa décision au plaignant.
L’ombudsman analyse la plainte en consultant toutes les personnes jugées utiles. Dans les trente jours suivant la réception de la plainte, il rédige une lettre adressée au plaignant dans laquelle il présente toutes les recommandations.
En même temps, tout en conservant la confidentialité du plaignant, il fait part de ses recommandations à Jean-Guy Lebel, le répondant au conseil d’administration qui en assure alors le suivi.
Confidentialité d’une plainte
L’ombudsman traite de façon confidentielle chaque plainte reçue à moins qu’au cours du processus de gestion d’une plainte, le plaignant accepte par écrit sa divulgation auprès de personnes dûment identifiées. Autrement, en tout temps et peu importe les raisons, personne, même les membres du conseil d‘administration ou les responsables d’activités, ne peut en prendre connaissance. Dans ce contexte, l’ombudsman prend tous les moyens requis pour maintenir la confidentialité des personnes qui portent plainte.
Nomination de l’ombudsman
Compte tenu de son expérience en cette matière, le 11 février 2017, lors d’une réunion du conseil d’administration de la CJR, la résolution CA-17-02-1302 nommait monsieur Rosaire Roy, membre de la CJR depuis 3 ans, comme ombudsman pour une période de deux ans. Son mandat a depuis été prolongé jusqu’en mars 2023.
Modalités administratives
A- Vous pouvez consulter les documents suivants pour mieux vous familiariser avec les fonctions de l’ombudsman, ceux-ci sont publiés dans L’INFO C.J.R. :
– Le code de vie ;
– Le rôle de l’ombudsman ;
B- Vous faites parvenir toute plainte au nom de :
Monsieur Rosaire Roy, Ombudsman
Compagnie des Jeunes Retraités du Plateau
8815, avenue Jean-Paquin, Québec G1G 4W7
Inscrire « confidentiel » sur l’enveloppe.
Message du Conseil d’administration de la CJR